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5 formas de sentirse con más tiempo en la oficina

Notícias 05 noviembre 2019
Todos tenemos la sensación de que trabajamos en exceso en algún momento de nuestra vida. Aunque sea por poco tiempo, sentimos que estamos sumidos en el trabajo y presionados por el tiempo y la necesidad de ser productivos en las tareas que realizamos todos los días en la oficina.
Y el tiempo es, probablemente, el recurso más escaso que tenemos. Disponemos de 24 horas por día, sin excepción, y podemos hacer con este tiempo lo que queramos. Hay quien sabe lidiar con ese recurso de forma inteligente, pero otros no, ¡no porque no puedan, sino porque no quieren! Por eso, este artículo tiene mucho sentido y ayuda a sacar tiempo libre.
Lo que hacemos con nuestro tiempo es lo que define la productividad. Al fin y al cabo, si se gestiona bien, tendremos más tiempo libre para lo que es realmente importante. Un número significativo de personas siente que no tienen el control sobre gran parte de su tiempo pues están condicionadas, normalmente, por la obligación de compromisos de su agenda de trabajo.
Vamos a intentar representar 4 situaciones que alteran la productividad y que pueden aliviar la presión sobre algunas tareas de nuestro día a día en la oficina:

1. Intentar hace demasiadas cosas al mismo tiempo: involucrarse demasiado en todos los problemas de tu agenda y tener el deseo constante de ser prestable a los compañeros y jefes. ¿Has pensado en: ser realista y adoptar una perspectiva real de los asuntos por resolver trabajar centrado y de forma inteligente?; limitar las acciones y exigencias de la situación?; no involucrarte en una tarea si otros pueden resolver el problema?; no decir siempre ‟sí” sólo para quedar bien?; saber decir ‟no” y justificar las prioridades?; que ser prestable es distinto de hacer el trabajo de los otros?

2. Falta de planificación: partimos del principio erróneo de que sólo salen como estaban previstos algunos días, que las emergencias arruinan cualquier plan y que debemos guardar el plan mentalmente por pensar que no es suficientemente importante para ser escrito. Piensa en esto: un poco de tiempo dedicado a la planificación puede ahorrar horas en la ejecución y garantiza mejores resultados (¡fallar el plan es planificar el fallo!, te sugerimos una lectura de la Ley de Pareto); todos los días perdemos tiempo en exceso en las mismas rutinas o hábitos (son repeticiones, luego el tiempo de ejecución de las mismas tiene que disminuir); el efecto de una emergencia puede minimizarse si se planifica el día y ya se han ejecutado las tareas más importantes; nuestra memoria no es infalible y ninguna lista está completa hasta que se establecen plazos y prioridades.

3. Poco entrenamiento de autodisciplina: falta de objetivos y de seguimiento de las actividades / tareas. Aquí hay una posible estrategia: fijar objetivos en áreas clave, a nivel personal y organizacional; crear estándares para las tareas de rutina; las personas hacen lo que se controla y no lo que se espera; sólo hacemos lo que medimos y lo que medimos podemos controlarlo (y reajustarlo); controlar los progresos propios de acuerdo con el plan; esforzarse para hacer las cosas a la primera (se pierde energía interrumpiendo y reiniciando tareas).

4. Tareas inacabadas: falta de objetivos, prioridades y plazos con respuesta inmediata a lo urgente, con tareas iniciadas pero abandonadas a medias. ¿Has pensado en: distinguir lo urgente de lo importante?; establecer objetivos por prioridades?; establecer plazos para las tareas más importantes (los asuntos urgentes raramente son tan importantes como parecen) ?; no exagerar ni interrumpir constantemente el trabajo?; ser sistemático en el tratamiento de la información y organizarte?

Que alguien diga que le gusta trabajar bajo presión es simplemente un intento de racionalización. Por lo tanto, no debemos caer en el error de permitir el desarrollo de crisis para poder tener el papel de héroe en su resolución. Acuérdate de que las tareas que se quedan sin hacer son, normalmente, las más importantes.
Esperamos que este artículo deje más tiempo libre para una mayor productividad en tu oficina y para compartir momentos más lúdicos con tus compañeros. Recordamos que la falta de tiempo es una cuestión totalmente secundaria en el análisis de la situación, cuando se trata de gestión del tiempo, el problema casi siempre es la falta de dirección u organización entre lo importante y lo urgente, ¡todos tenemos días de 24 horas!

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