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5 dicas para organizar a sua secretária no escritório

06 agosto 2019
Não é nenhuma novidade que uma mesa de trabalho desorganizada atrapalhará a sua capacidade de ser eficaz nas tarefas a realizar e, por isso, vai influenciar a produtividade do seu trabalho, da equipa e por consequência, da empresa.
Por outras palavras, quanto maior a organização, maior a produtividade. Quantos mais papéis e desarrumação tiver na sua mesa de trabalho, menos espaço vai ter para a criatividade e a motivação, pois o seu cérebro retira o foco do que deveria ser feito. É quase uma questão de fazer bem feito (eficiência) e fazer o que tem de ser feito (eficácia).

A organização é um bom hábito, embora não se adquira do dia para a noite, mas é possível, aos poucos, começar a ser mais organizado, através da repetição constante de alguns passos como aqui exemplificamos neste artigo. Registe, então, algumas destas dicas - organize a sua mesa de trabalho e aumente a sua motivação. Seja um exemplo na organização da sua secretária e contagie todos os colegas ao seu lado!
 
1. Organizar os papéis - comece por organizar a papelada assim que chega à sua mesa de manhã. O instinto é deixar para depois, mas a verdade é que a melhor forma de conseguir manter a sua mesa de trabalho organizada é atuar diariamente; arquive os documentos no local certo, de forma a que não tenha problemas depois em encontrá-los (por gavetas ou dossiers). Esta dica também se aplica a documentos digitais como fotografias, apresentações de produtos, documentos de fornecedores, etc. Assim que os receba, coloque-os na pasta certa; vai fazê-lo perder menos tempo quando precisar de os encontrar;

2. Organize as gavetas e dossiers - encerrar a desarrumação dentro de uma gaveta não é organização, nem o vai ajudar a ser mais produtivo! Se pretende maximizar a sua produtividade tem de conseguir encontrar com alguma rapidez tudo aquilo que necessita; logo, para isso, as gavetas do seu bloco e/ou armário no escritório também devem estar organizadas;

3. Mantenha um caixote do lixo sempre perto - já deu conta que se tiver o caixote do lixo longe da sua mesa de trabalho vai acabar por atrasar o processo de colocar no lixo aquilo que não precisa? Este fator leva-o, inevitavelmente à confusão e desarrumação; quanto mais perto estiver de si, melhor;

4. Antes do fim-de-semana faça uma limpeza - as sextas-feiras devem ser dia de uma limpeza mais profunda na sua secretária. Deixe uma meia hora disponível ao final o dia para o fazer e livre-se de tudo aquilo que não precisa para a próxima semana. Assim, na segunda-feira, já começa com a mesa limpa e organizada;

5. Tudo aquilo que não precisa, rejeite - precisa mesmo de tudo aquilo que tem em cima da sua mesa de trabalho? Provavelmente não e, por isso, está na hora de se livrar daquilo que não faz falta. É muito simples: ou o objeto serve um propósito/necessidade ou então não precisa de estar perto de si.

Estas 5 dicas são fáceis de praticar. Logo o nosso conselho é passar à ação, praticar e logo verá que a vontade aparecerá!
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